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用關鍵對話終結棘手問題:好主管必須具備的能耐,行為科學家和心理學家給你的10個思考檢查點 Dealing with the Tough Stuff: How to achieve results from crucial conversations


用關鍵對話終結棘手問題:好主管必須具備的能耐,行為科學家和心理學家給你的10個思考檢查點
Dealing with the Tough Stuff: How to achieve results from crucial conversations

作者:達倫.希爾,艾莉森.希爾,西恩.李察森
原文作者:Darren Hill,Alison Hill,Sean Richardson
譯者:高子梅
出版社:臉譜
出版日期:2013/10/10











內容簡介--

 會問問題的主管比會解答問題的主管更搶手!
  管理大師彼得杜拉克說:
  知道如何解答問題的是過去的領導者,未來的領導者必須知道如何提問,
  而真正厲害的主管是,在棘手環境下仍能順利展開關鍵性對話,
  三位專家從心理和行為科學角度給你10個思考檢查點,
  當你把問題界定得越清楚,離對策的距離就越近,
  當你通透人的行為模式、管理情緒的方法,就能解決99%的棘手難題。

  你的棘手難題是什麼?怎麼問才能問到核心問出對策?
  如何掌握對話時的突發或失控狀況?難以啟齒的麻煩事該如何面對?

  無論是檢討績效、追蹤工作,還是日常管理,對話要成功,除了了解人的三種行為模式,弄清楚行為背後的原因,還必須把對話轉向優點,再轉向你想看見的行為。例如「我想找你聊一聊你的自信,你的優點之一就是很有自信,但有時候有點過了頭或者放錯地方。我舉個例子好了……」就比「我想我們該聊一聊了,我想跟你談一下態度傲慢的問題。」來得好。

  在關鍵對話裡,說出重點很重要,想讓說出口的話有實際效用,就要避免使用「不」字。如果你常說「要是提不了什麼好點子,就不用來開會了」一定得不到好結果,不如說「在會議桌上彼此分享是很重要的事」。而且越是重要的訊息,使用的媒介就越多。處理棘手問題時可以先面對面會談,隨後致電,再寄mail確認稍早的談話內容。

  ◎對話時要直視對方才能達到目的?錯,一定要用三視點溝通法。

  專家研究發現非口語溝通對訊息的傳送和接收有很大的影響,而且九成的溝通屬於非口語溝通。一般認為「眼神接觸」能增強訊息,但當意見不同時便不再有效,甚至會釀造成衝突;立場不一時,當說者和聽者的注意力放在彼此之外的第三處時,更有助於透過共用空間的營造進行對話(例如看白板或資料)。這就是所謂的三視點溝通(three-point communication),它可以拉開當事者與問題之間的距離,有助於行為的改變。進行棘手難題溝通時,一定要用三視點溝通法,而非容易造成緊張關係的雙視點溝通法。

  ◎會話時對方的情緒突然失控怎麼辦?先讓對方down下來,或用同理心收服。

  百分之九十九的人認為情緒是棘手問題之所以存在的關鍵原因之一。情緒智商大師丹尼爾.高曼認為經理人成功與否九成跟情緒智商有關。唯有理性,才能完美主導對話。當員工處於憤怒狀態或懷有敵意時,你要先保持冷靜,再降低語調和音量,如果情況非常失控,可以暫停對話。如果對方處於悲傷狀態,你可以用同理心的表達來接受對方行為的正當性,一句簡單的安慰「沒事了」能立即拉近你們之間的關係,並開啟良好的互動。

  ◎抗拒防衛行為出現時怎麼辦?先順勢而為再誘導做出決定。

  人類天生就抗拒改變,對付這種行為的第一步是:順勢而為,先捨去「自我」,才能從對話中找到真正的問題和阻礙的因子。會產生抗拒部分是因為抱持觀望態度,這時主管可以用「說法和行為不連貫」來促使當事者停止觀望,做出決定。如果有人遲遲不行動時,你可以對他說:「我聽說你想和這個團隊合作,但我也感覺得到好像有什麼事情令你遲遲無法放手一博。究竟是怎麼回事?」或者「你已經表示過你想接手這個專案計畫,有番作為,但是到目前為止,一點動靜也沒有。是什麼事耽擱了你?」

  ◎踢到鐵板時怎麼辦?善用同理心和果敢溝通策略,把需求直接說出來。

  .火爆場面尚未出現時,你可以用「同理心的表達→自我需求的表達→對策的提出」對話結構,強調「你—我—我們」的說話方式,例如:

  「這專案計畫對你來說很重要(同理心),但我也有必要表達一下我的看法(自我的需求)。我們必須先有共識,否則恐怕無法很快達成目標。如果我們能一起努力,我相信我們可以交出一個很有品質的產品(對策)。」

  .當情況較不利時,你必須使用「自我需求的表達→同理心的表達→對策的提出」對話結構,強調「我—你—我們」的說話方式,例如:

  「今天在團隊會議上我很難過你們對我說話的方式,我覺得這有傷自己的威信。我不希望同樣事情再發生(自我的需求)。目前聽起來好像你們覺得我對ABC計畫的決定方向和你們想像的不太一樣(同理心),但是我們在董事會面前一定要有一致的立場,否則這個部門的預算恐怕會被腰斬(對策)。」

  ◎碰到虛張聲勢者怎麼辦?把焦點放在背景上而非問題上

  萬一你遇到虛張聲勢的對話時,先專注在以大局為重的背景脈絡上,待對方冷靜後再處理問題,並且創造責任制文化,要求對方也負起責任,而且把大部分的時間放在對策的界定上,找到解決問題的方法。

  ◎三大難題和危機怎麼處理?誠實以對,只做會做的

  當你面臨組織重整、裁員或革職等三大難以啟口的問題時,應該百分之百的透明,據實以告。危機也是一種特別類型的棘手問題,突如其來時,首當要務是找出優先順序,只處理能掌控的事情。此外事多如麻時,你也只該優先處理重要的事情,不擅長或非當務之急,不必親自展開關鍵性的對話。

  懂得在關鍵時刻展開關鍵對話的主管,才是真正值得追隨的領導人。

作者簡介

達倫.希爾(Darren Hill)

  喜歡研究人類。在管理溝通領域擁有研究生資格的達倫.希爾是行為科學家,專門輔導組織和領導人培養可有效運用在工作職場上的人際關係技巧。達倫是澳洲最受歡迎的演說者和輔導師之一,在澳洲各地舉辦過多場主題演講,也曾為數以千計的經理人和領導人上過棘手問題工作坊的課(請參考<www.toughstuffprogram.com>),獲得極大迴響。

艾莉森.希爾(Alison Hill)

  作者的傾聽技巧不同於一般人,甚至可以改變傾訴者的一生。艾莉森是擁有豐富心理輔導經驗的心理學家,工作重心側重在幫助他人成功轉換工作生涯或家庭生活。艾莉森會定期在<www.herworkmatters.com>更新部落格,為企業組織提供諮詢,輔導經理人處理棘手難題。

西恩.李察森博士(Dr Sean Richardson)

  心理學家,擁有卓越心理學的博士學位。也曾是世界級的運動員,擁有和精英運動團隊合作的豐富經驗。最近在加拿大維多利亞市擔任TED主講人的西恩,最為人稱道的就是他所推廣的高績效心理學和心智韌性(mental toughness),目前負責指導北美地區幾家有名的組織在工作職場上推廣新的人際關係技巧。



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